Thủ tục họp hội đồng thành viên của công ty TNHH hai thành viên trở lên

Trong hoạt động quản trị của công ty TNHH hai thành viên trở lên, cuộc họp Hội đồng thành viên đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định chiến lược, quản lý và điều hành doanh nghiệp. Đây là cơ chế giúp các thành viên góp vốn thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quá trình vận hành công ty. Vậy thủ tục tiến hành một cuộc họp Hội đồng thành viên được thực hiện như thế nào? Hãy cùng Hãng luật Duy Tín tìm hiểu các quy định và trình tự tổ chức họp để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong hoạt động doanh nghiệp.

1. Thẩm quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Căn cứ theo khoản 1 Điều 57 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:

“Điều 57. Triệu tập họp Hội đồng thành viên

1. Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 49 của Luật này. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên. Chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp Hội đồng thành viên sẽ được công ty hoàn lại.”

Theo đó, thẩm quyền triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên trong Công ty TNHH 2 thành viên trở lên thuộc về:

– Chủ tịch hội đồng thành viên

– Thành viên, nhóm thành viên sở hữu từ 10% số vốn điều lệ trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn do điều lệ công ty quy định để giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền

– Nhóm thành viên còn lại nếu trong công ty có một thành viên sở hữu trên 90% vốn điều lệ và điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác nhỏ hơn

2. Điều kiện họp Hội đồng thành viên Công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Căn cứ theo quy định tại điều 58 Luật doanh nghiệp 2020, điều kiện họp Hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên được quy định như sau:

2.1. Họp lần thứ nhất

Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

2.2. Họp lần thứ hai

Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành và Điều lệ công ty không quy định hoặc không có quy định khác, thì cuộc họp lần thứ hai được triệu tập trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất.

Cuộc họp Hội đồng thành viên triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ.

2.3. Họp lần thứ ba

Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành thì cuộc họp lần thứ ba được triệu tập trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai.

Trường hợp này, cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.

Trường hợp cuộc họp đủ điều kiện quy định nhưng không hoàn thành chương trình họp trong thời hạn dự kiến, thì có thể kéo dài phiên họp thời hạn kéo dài không được quá 30 ngày, kể từ ngày khai mạc cuộc họp đó.

3. Thủ tục tiến hành họp Hội đồng thành viên Công ty TNHH 2 thành viên trở lên

3.1. Chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp

Chủ tịch hội đồng thành viên/ người triệu tập cuộc họp có trách nhiệm chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp hội đồng thành viên.

Thành viên có quyền kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp bằng văn bản. Kiến nghị phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

– Họ tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số thẻ căn cước công dân, giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân, tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; họ, tên, chữ ký của thành viên hoặc người đại diện theo ủy quyền;

– Tỷ lệ góp vốn, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp;

– Nội dung kiến nghị đưa vào chương trình họp;

– Lý do kiến nghị

3.2. Chuẩn bị tài liệu cuộc họp

Chủ tịch hội đồng thành viên/ người triệu tập cuộc họp phải chuẩn bị tìa liệu phục vụ cho cuộc họp hội đồng thành viên. Tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp.

3.3. Thông báo mời họp

Chủ tịch hội đồng thành viên hoặc thành viên/ nhóm thành viên triệu tập cuộc họp phải có trách nhiệm gửi thông báo mời họp đến từng thành viên hội đồng thành viên, các cá nhân, tổ chức (có liên quan) để thông báo về thời gian, địa điểm, chương trình họp.

Thông báo mời họp có thể bằng giấy mời, điện thoại, fax hoặc phương tiện điện tử khác do điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đến từng thành viên hội đồng thành viên. Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp, tài liệu kèm theo (nếu có).

Trên đây là bài viết của Hãng Luật Duy Tín để bạn đọc tham khảo. Bài viết không nhằm tư vấn cho trường hợp vụ việc cụ thể nào, các quy định của pháp luật được dẫn chiếu trong bài viết đang có hiệu lực tại thời điểm đăng tải bài viết và có thể bị sửa đổi, bổ sung, thay thế tại thời điểm Quý khách đọc bài viết. Mọi vướng mắc hoặc có nhu cầu hỗ trợ các vấn đề pháp lý, vui lòng liên hệ: 0913.210.184 – 0966 902 665, hoặc gửi e-mail tới luatduytin@gmail.com để được hỗ trợ 24/24h.